آيين نامه استفاده از فرصتهای بازدید مطالعاتی تک کشوری OSM))

 سازمان بهره وری آسیایی (APO)

انجمن بهره وری ایران

تهیه کننده: امور بین الملل

 زمستان 1387

ماده 1) مقدمه:

یکی از مهم ترین برنامه های سازمان بهره وری آسیایی(APO) از سال 1965 تا کنون مأموریت های مطالعاتی تک کشوری  می باشد.  تحت این برنامه یک یا چند هیئت از یک کشور عضوAPO به کشوریا کشورهای عضو دیگر، اعزام می شوند، تا به مطالعه و مشاهده آخرین پیشرفت ها در زمینه های مورد نیاز کشورشان جهت ارتقاء بهره وری بپردازند.

این برنامه همیشه مورد استقبال کشورهای  عضو قرار داشته است و تعداد درخواست های استفاده از این خدمات رو به افزایش است.از زمان شروع اين برنامه  APO  تعداد 593 ماموريت را برگزار نموده است. ين ماموريت ها در زمینه های مختلف از قبیل توسعه صنایع کوچک و متوسط(SMEs)، ارتقاء کیفیت و بهره وری، مدیریت کیفیت جامع(TQM)، بهره وری سبز(GP)، تکنولوژی اطلاعات(IT)، بهره وری و رقابت پذیری، توسعه منابع انسانی(HRD)، و ترازیابی(Benchmarking)، تحقيق و توسعه(R&D)، جوايز كيفيت و نو آوري اجرا گرديده است.

ماده 2) هدف:

هدف ازاجرای مأموریت مطالعاتی تک کشوری، فراهم نمودن فرصتی برای مدیران و رهبران کشورهای عضوAPO است تا به مطالعه، مشاهده و بحث در مورد آخرین دستاوردها درزمینه های مورد علاقه ونیاز کشورشان در سایر کشورهای عضو بپردازند.

ماده3) قلمرو و دامنه بحثها:

معمولا كشورهاي متقاضي بسته به نيازشان در هر مامويت  موضوع خاصي را درخواست مي نمايد. در عين حال كشورهاي ميزبان نيز بايد موضوعات خاص يا زمينهاي مطالعه قابل ارائه خود را اعلام نمايند كه معمولا در صفحات آخر هر اطلاعيه دوره درج مي گردد.  عناوین و سرفصل های مأموریت ها، گسترده و شامل بخش های مختلف  صنعت، خدمات و بخشهاي كشاورزي ، تكنولوژي ومديريت ، بهره وری و کیفیت و سایر موارد می شود که بسته به نیاز کشور متقاضی و آمادگی کشور میزبان قابل ارائه می باشند.

ماده 4) زمان:

هر مأموریت مطالعاتی بین 1 تا 2 هفته و در زمانی با توافق و هماهنگی کشور میزبان برگزار خواهد شد.

ماده 5) سازمان برگزار کننده:

سازمان برگزار کننده مأموریت های بازدید مطالعاتی در هر کشور سازمان ملی بهره وری آن کشور می باشد.

ماده 6) ترکیب هیئت اعزامی به مأموریتهای مطالعاتی تک کشوری:

 1-6)     تعداد افراد یک هیئت اعزامی به مأموریت های مطالعاتی تک کشوری بین  6 تا 12 نفر می باشد.

2-6) سن اعضای یک هیئت مطالعاتی می بایست بین 25 تا 60 سال باشد.

3-6)  پس ازتشکیل هر هیئت مطالعاتی، افراد هیئت می بایست با توافق یکدیگر یک نفر را به عنوان رهبر گروه به  سازمان ملی بهره وری ایران معرفی نمایند.

تبصره) وظایف رهبر گروه، هدایت هیئت در کشور میزبان، کمک به تعامل و انتقال اطلاعات دریافتی به هیئت و تهیه گزارش کشوری  بر اساس نظرات اعلام شده از سوی سازمانهای متقاضی می باشد.  

ماده7) هماهنگی های مالی برنامه:

درمأموریت های بازدید مطالعاتی، هزینه بلیط بین المللی شرکت کنندگان و کارشناس هماهنگ کننده، همچنین هزینه أخذ ویزا و بیمه سفرشرکت کنندگان به عهده سازمان های متقاضی (درخواست کننده) بوده، با توجه به نحوه تأمین سایر هزینه ها به 3 صورت قابل اجرا می باشند:

1-7) به غیر ازهزینه بلیط که توسط کشور متقاضی (سازمان متبوع شرکت کنندگان) پرداخت می گردد ،هزینه روزانه( شامل هزینه اقامت و غذا) هزینه های محلی (شامل هزینه ایاب و ذهاب داخلی از محل اقامت تا محل برگزاری برنامه،حق الزحمه اساتید وهزینه مترجم) و هزینه های هماهنگی( شامل برگزاری جلسات و تهیه مستندات) به عهده کشور میزبان می باشد.

2-7) علاوه بر هزینه بلیط ، هزینه روزانه( شامل هزینه اقامت و غذا) نیز باید توسط کشور متقاضی (سازمان متبوع شرکت کنندگان) پرداخت گردد، در این صورت هزینه های محلی (شامل هزینه ایاب و ذهاب داخلی از محل اقامت تا محل برگزاری برنامه، حق الزحمه اساتید وهزینه مترجم) و هزینه های هماهنگی( شامل برگزاری جلسات و تهیه مستندات) به عهده کشور میزبان می باشد.

3-7) علاوه بر هزینه بلیط ، هزینه روزانه( شامل هزینه اقامت و غذا)، هزینه های محلی (شامل هزینه ایاب و ذهاب داخلی از محل اقامت تا محل برگزاری برنامه، حق الزحمه اساتید وهزینه مترجم) نیز باید توسط کشور متقاضی (سازمان متبوع شرکت کنندگان) پرداخت گردد، در این صورت هزینه های هماهنگی( شامل برگزاری جلسات و تهیه مستندات) به عهده کشور میزبان می باشد.

مأموریت های نوع 1، 2 و 3 اشاره شده در بالا با توافق کشور میزبان، سازمان بهره وری آسیایی و کشور متقاضی قابل اجرا است.

ماده 8) فرآیند انجام کار:

بند1) پس از دريافت اطلاعيه دوره هاي OSM انجمن بهره وری ايران به و سازمانهاي مستقل اطلاع رساني مي كند و درخواست مي كند تا سازمانها از طريق كميته هاي بهره وري مربوطه  آمادگی خود را برای شركت در اين برنامه ها ( سرفصل های مورد نظر قابل ارائه، نوع مأموریت از نظر مالی(1و2و3) و هر شرایط دیگری) از طريق فرم هاي مربوطه به مركز اعلام نمايند تا فرم ها پس از بررسي و رفع نواقص احتمالي بهAPO ارسال شود.

بند 2)   دستگاههایی که مایل به اعزام مدیران خود به سایر کشورهای عضوAPO جهت انجام مأموریت مطالعاتی می باشند می بایست مدارک ذیل را تکمیل نموده، پیش از پایان مهلت تعیین شده جهت انجام بررسی های بعدی در اختیار مركز ملی بهره وری ایران قرار دهند:

1-2) نامه درخواست رسمی از طرف رئیس کمیته بهره وری دستگاه متقاضی، خطاب به مركز ملی بهره وری ایران که در آن موارد زیر ذکر شود:

1-1-2)   سطح علمی وجایگاه سازمانی شرکت کنندگان

2-1-2)  فعالیت هایی که قرار است پس از انجام بازدید دردستگاه مربوطه انجام گیرد، یا به عبارتی برنامه عملیاتی آن دستگاه برای استفاده از این فرصت مطالعاتی

2-2) فرم های درخواست تکمیل و ماشین شده، این فرم ها عبارت از یک فرم درخواست فارسی یک صفحه ای، (پیوست 2) و یک فرم درخواست انگلیسی سه صفحه ای، (پیوست3) می باشند.

نحوه پر کردن فرم های درخواست انگلیسی به شرح زیر می باشد:

1-2-2) عنوان برنامه دقیقا ذکر شود.

2-2-2) هدف از این بازدید به طور مشخص بیان شود.

3-2-2) تعداد شرکت کنندگان هر مأموریت ذکر شود.

4-2-2) برنامه های پیشنهادی مأموریت از قبیل کشور مورد نظرجهت انجام مأموریت مطالعاتی، تاریخ ورود و خروج هیئت به کشور مورد نظر و نوع برنامه از نظر مالی(نوع 1و2و3) بیان شود.

5-2-2) به مسائل عمده ای که کشور متقاضی براساس آنها نیاز به انجام بازدید از سایر کشورها دارد، اشاره شود.

6-2-2) جزئیات مأموریت، از قبیل سرفصل های مورد نظر به ترتیب اهمیت و نوع سازمان هایی که تمایل به بازدید از آنها وجود دارد دقیقا ذکر شوند.

7-2-2) درخواست های مربوط به هماهنگی های فیزیکی از قبیل مترجم، هتل و... بیان شوند.

1-7-2-2)  فرم درخواست توسط رهبر هیئت اعزامی تأیید می گردد.

 8-2-2)  درنهایت فرم تکمیل شده توسط افسر رابط و یا نماینده APO در کشور تأیید می گردد.

3-2) ارسال درخواست ها به سازمان ملی بهره وری ایران به منزله اجرای نهایی این درخواست ها نمی باشد.

بند 3) پس از مذاكرات APO باكشور ميزبان در صورت پذيرش درخواست ، مركز ملي بهره وري ايران با دستگاه/دستگاه های متقاضی تماس گرفته و از ایشان می خواهد، تاموارد زیر را به سازمان ملی بهره وری اعلام نمایند:

1-3) اسامی افراد منتخب ایشان به همراه فرم تکمیل شده مشخصات فارسی (پیوست4)

بند 4)   از آنجا که در این بازدیدها مطالب به زبان انگلیسی ارائه می شوند، ضرورت دارد که شرکت کنندگان به زبان انگلیسی مسلط باشند. لذا سازمان ملی بهره وری ایران، از تمام افراد معرفی شده دعوت به عمل می آورد تا دریک جلسه مصاحبه در محل این سازمان شرکت نمایند.

بند 5)   ازتمام افراد معرفی شده که مصاحبه را با موفقیت پشت سر گذاشته اند درخواست می شود تا فرم مشخصات انگلیسی (Bio-data) را تکمیل نموده و از طریق پست الکترونیکی (info@irpa.ir) به انجمن بهره وری ایران برگردانند. انجمن بهره وری ایران پس از بررسی فرمهای مزبور را به APO ارسال می نماید.

بند 6)    از تمام افراد پذیرفته شده دعوت به عمل می آید تا در جلسه ای که به منظور هماهنگی پیش از سفر در محل این سازمان برگزار می شود، شرکت نمایند; هدف از تشکیل این جلسه آشنایی پیش از سفر شرکت کنندگان با یکدیگر و درک بهتر دانش و مسائل پیش روی سازمان های متبوع ایشان می باشد.

1-6) در این جلسه کلیاتی در خصوص معرفی فعالیت های سازمان بهره وری آسیایی، مركز ملی بهره وری ایران و سازمان ملی بهره وری کشور میزبان، کشور میزبان و محتوی مأموریت به شرکت کنندگان ارائه می شود.

2-6) در این جلسه رهبر هیئت اعزامی تعیین خواهد شد.

3-6) رهبر گروه با جمع بندی نظرات دستگاه های متبوع افراد، گزارش کشوری تهیه می نماید. این گزارش باید شامل مطالب زیر باشد:

-  وضعیت کنونی ومسائل و مشکلات موجود در زمینه موضوع درخواست را مطرح نماید.

- گزارش کشوری ترجیحا″ پس از بحث بین اعضاء گروه، با در نظر گرفتن نظرات دستگاه های متبوع توسط رهبر گروه تهیه شود.

- این گزارش باید در حدود 2000 کلمه باشد.

- برای هماهنگی برنامه های بازدید، گروه باید گزارش کشوری خود را سه ماه قبل از برگزاری برنامه به سازمان ملی بهره وری ایران ارسال نماید.

بند 7) پس از دریافت مشخصات شرکت کنندگان( موضوع بند 5) سازمان بهره وری آسیایی یک نامه پذیرش برای تمام افراد گروه که توسط دبیر کل سازمان بهره وری آسیایی امضاء شده است صادر می نماید.

تبصره) حذف  یا جانشین  نمودن هر یک  از اعضای  گروه  پس از صدور نامه پذیرش از سوی APO امکان پذیر نمی باشد.

بند 8) پس از دریافت جزئیات درخواست های گروه، کشور میزبان برنامه ریزی بازدید را تهیه و می نماید .

1-8) APO برنامه دریافت شده از کشور میزبان را برای اعلام نظر گروه به سازمان ملی بهره وری ایران ارسال می نماید. درصورتیکه سازمان ملی بهره وری ایران تا سه هفته قبل از زمان برگزاری درخصوص برنامه تهیه شده نظری دریافت ننماید، برنامه پیشنهادی، تأیید شده و قابل اجرا تلقی می شود.

بند 9) شرکت کنندگان و یا دستگاه متبوع ایشان اقدامات لازم جهت أخذ مجوز هیئت نظارت برسفرهای خارجی کارکنان را انجام می دهند.

1-9) سازمان ملی بهره وری ایران فقط شرکت کنندگان را به هیئت نظارت برسفرهای خارجی کارکنان معرفی نموده و شرایط سفرایشان را اعلام می نماید. پیگیری أخذ مجوز مزبور به عهده شرکت کنندگان و یا دستگاه متبوع ایشان می باشد.      

بند 10) شرکت کنندگان باید با در دست داشتن نامه پذیرش APO، جهت اخذ ویزا به سفارتخانه کشور میزبان مراجعه نموده،  نسبت به تهیه و تکمیل مدارک مورد نیاز برای دریافت ویزا اقدام نمایند.

1-10) تمام هماهنگی ها و هزینه های اخذ ویزا برعهده شرکت کنندگان و یا سازمان متبوع ایشان می باشد.

2-10) شرکت کنندگان باید پیش از سفر، خود را تا سقف ده هزار دلار آمریکا بیمه تصادف و بیماری نمایند.

3-10) درصورتی که شرکت کنندگان به هر دلیلی نتوانند در کشورایران خود را بیمه نمایند، به محض ورود به کشور میزبان می بایست  با هزینه خودشان، خود را بیمه نمایند.

4-10) APO و کشور میزبان هیچگونه هزینه ای را برای تصادف یا بیماری در طول مدت برنامه متقبل نخواهند شد.

بند 11) کشور میزبان هماهنگی های لازم را برای اقامت شرکت کنندگان دریک هتل مناسب به عمل می آورد.

بند12) برای هماهنگی بیشتر، شرکت کنندگان می بایست به طور گروهی و با پرواز یکسان به کشور میزبان عزیمت نمایند.

1-12) مشخصات پرواز گروه باید یک هفته قبل از شروع برنامه به APO و کشور میزبان اعلام شود.

2-12) شرکت کنندگان می بایست در کشور میزبان گروهی حرکت نمایند و از برگزاری جلسات شخصی و سازمانی در زمان برنامه جدا″ پرهیز نمایند.

بند 3-12) در روز آخربرنامه هر یک از شرکت کنندگان بازدید را ارزیابی نموده وبه بحث و تبادل نظر در خصوص آموخته های  این سفر می پردازند.

بند 13) حداکثریک ماه پس از پایان برنامه، گروه،  گزارش و ارزیابی از بازدید انجام شده را تهیه می نماید. این گزارش از طریق سازمان ملی بهره وری ایران به APO و سازمانهای ذیربط داخلی ارسال می شود.

بند 14) تمام سازمانهای ذیربط باید برنامه عملیاتی خود را برای استفاده از درسهای آموخته شده از بازدید مطالعاتی به سازمان ملی بهره وری ایران اعلام نمایند.